Diesen Beitrag schreibe ich etwas anders als die anderen Case Studies, weil hier Privates und Berufliches für mich komplett verschmelzen. Die Württemberger Ritter e.V. sind kein gewöhnlicher Kunde, sondern ein Verein, in dem ich selbst Mitglied bin, gemeinsam mit meinen Eltern. Und trotzdem, oder gerade deshalb, zeigt dieser Fall wunderbar, dass auch ein Verein von durchdachtem Marketing enorm profitieren kann, ohne dabei seine Seele zu verlieren.
Die Ausgangslage: Tradition trifft auf wachsende Anforderungen
Die Württemberger Ritter e.V. gibt es seit 1992. Der Verein hat sich auf die Darstellung möglichst authentischer mittelalterlicher Lebensweisen um das Jahr 1300 spezialisiert, mit Gastengagements auf Turnieren in ganz Deutschland und im umliegenden Ausland. Höhepunkt ist jedes Jahr im Sommer ein großes Turnierwochenende mit Mittelaltermarkt auf dem vereinseigenen Rittergut in Stetten, dazu kommen das ganze Jahr über Tagesveranstaltungen, Konzerte und Bankette.
Mit dieser Aktivität wächst aber auch der organisatorische Aufwand: Satzungen, Protokolle aus Vereinssitzungen und interne Absprachen müssen irgendwo zentral abgelegt werden, Veranstaltungen brauchen einen unkomplizierten Ticketverkauf, und nicht zuletzt muss der Verein auch neue, vor allem jüngere Mitglieder gewinnen, um seine Zukunft langfristig zu sichern. Die alte Vereinswebsite konnte all das technisch nicht mehr leisten.
Die Lösung: eine Vereinswebsite, die mitdenkt
Der Website-Relaunch entstand 2021 aus einer Mischung von privatem Engagement im Verein und der technischen Notwendigkeit, auf ein aktuelleres System umzusteigen. Zunächst haben wir die bestehende Seite nachgebaut und ihr ein frischeres Aussehen verpasst ohne den bestehenden Charakter von grundauf zu verändern, bevor wir in den folgenden Monaten Schritt für Schritt ausgebaut und optimiert haben:
- Ein Veranstaltungskalender, bei dem die Kategorisierung zwischen kommenden und vergangenen Veranstaltungen automatisch zum Ende jeder Veranstaltung stattfindet, ganz ohne manuelles Nachpflegen
- Ein passwortgeschützter Mitgliederbereich, in dem interne Dokumente und Protokolle zentral bereitstehen, für alle Mitglieder jederzeit einsehbar
- Ein Ticketshop zum Verkauf von Eintrittskarten für die verschiedenen Veranstaltungen, mit einer besonderen Funktion für das hauseigene Ritterturnier: eine variable Ticketauswahl, die neben Alterskategorie und Veranstaltungstag sogar eine Sitzplatzoption abbildet
Warum dieses Prinzip funktioniert
Ein Verein lebt von ehrenamtlichem Engagement und ehrenamtliche Zeit ist knapp. Der Mitgliederbereich nimmt dem Vorstand und den aktiven Mitgliedern enorm viel Kommunikationsaufwand ab: Statt Satzungen und Protokolle immer wieder einzeln zu verschicken oder auf Nachfrage rauszusuchen, liegt alles zentral an einem Ort, jederzeit abrufbar.
Der Ticketshop wiederum macht aus einem Turnierwochenende, das früher vielleicht mühsam per Kasse am Eingang oder per E-Mail-Reservierung organisiert wurde, einen Vorgang, der sich von selbst erledigt, inklusive der komplexen Sitzplatz- und Alterslogik beim hauseigenen Turnier. Das schafft Zeit für das, worum es eigentlich geht: die Veranstaltung selbst.
Und nicht zuletzt ist eine moderne, einladende Website auch ein Werkzeug der Nachwuchsgewinnung. Wer sich für die Darstellung des Mittelalters interessiert und zufällig auf die Seite stößt, soll sofort spüren, dass hier ein lebendiger, gut organisierter Verein mit Zukunft steckt, nicht ein verstaubtes Vereinsheim-Relikt aus den Neunzigern.
Die Wirkung
Der Verein hat heute eine Website, die weit mehr kann als nur informieren: Veranstaltungen verkaufen sich selbst über den Ticketshop, interne Dokumente liegen für alle Mitglieder zentral bereit, und neue Interessierte finden einen zeitgemäßen, einladenden Auftritt vor. Für mich persönlich ist es außerdem einfach schön zu sehen, wie ein Verein, der mir am Herzen liegt, durch genau die Arbeit wächst, die ich beruflich jeden Tag für andere leiste.
So setzt du das für deinen Verein im Landkreis Günzburg um
Was für einen Ritterverein funktioniert, funktioniert genauso für die vielen aktiven Vereine hier in der Region:
Sportverein in Günzburg: Ein Mitgliederbereich für Trainingspläne, Satzungen und Vorstandsprotokolle entlastet den ehrenamtlichen Vorstand spürbar, und ein Ticketshop für das nächste Vereinsturnier oder Sommerfest erspart die Kassenschlange am Eingang.
Musikverein in Krumbach: Ein Veranstaltungskalender mit automatischer Archivierung vergangener Konzerte hält die Website ohne Zusatzaufwand aktuell, während ein Ticketshop den Vorverkauf fürs Jahreskonzert deutlich vereinfacht.
Feuerwehrverein oder Heimatverein in Dillingen: Ein passwortgeschützter Bereich für interne Protokolle und Einsatzpläne reduziert den Abstimmungsaufwand zwischen Vorstand und aktiven Mitgliedern erheblich.
Faschingsverein in Burgau: Gerade rund um die Saison mit vielen Terminen hilft ein Ticketshop mit variabler Auswahl, wie beim Ritterturnier, enorm dabei, den Kartenverkauf für Bälle und Umzüge zu organisieren und ein Kalender zeigt, wo man den Verein auf Umzügen erleben kann.
In jedem Fall gilt: Auch ein Verein darf und sollte sich digital genauso professionell aufstellen wie ein Unternehmen, ohne dabei seinen Charakter zu verlieren. Am Ende geht es immer um dieselben zwei Dinge: den ehrenamtlichen Aufwand senken und neue Menschen für die gemeinsame Sache begeistern.
Du willst wissen, wie das für deinen Verein aussehen könnte?
Falls du in einem Verein aktiv bist, der ähnliche Herausforderungen hat, melde dich gerne bei uns. Wir wissen aus erster Hand, wie viel Herzblut im Ehrenamt steckt, und genau deshalb machen uns solche Projekte besonders viel Freude. Ruf uns an oder buche dir direkt ein unverbindliches Erstgespräch.
